Przygotowanie identyfikatorów plastikowych na imprezy masowe

Przygotowanie do druku identyfikatorów na imprezę masową wymaga ze strony organizatora podjęcia różnych istotnych decyzji i przygotowania materiałów. Poniżej omówimy to krok po kroku na przykładzie konkretnej imprezy dla której dostarczyliśmy identyfikatory.

W 2019 roku program artystyczny na Malta Festival Poznań nosił nazwę „Armia Jednostki” i zahaczył o temat konfliktu i napięcia między stanem pokoju i wojny.

Podczas festiwalu można było spotkać się z artystami i gośćmi, by wymienić się poglądami na temat obecnych czasów, a także pokusić się o refleksję, w jaki sposób powinniśmy postrzegać rzeczywistość, otworzyć się na wrażliwość i umiejętnie wartościować sprawy. Ponadto jak co roku Malta Festival oferowało szereg spektakli teatralnych, muzycznych, tanecznych i filmowych. Miejscem dla nich jest Poznań – i nie tylko centrum, ale również sceny galerii, tereny zielone, a wszystko otoczone architekturą miasta.

W czasie trwania festiwalu organizatorzy, wolontariusze, artyści, technicy, media oraz wszystkie osoby dbające o czerwcowe wydarzenie nosili imienne plastikowe identyfikatory. Dzięki nim łatwo będzie można na pierwszy rzut oka zidentyfikować pracowników obsługi i gości. Wykonawcą identyfikatorów jest krakowski producent kart plastikowych.

Ze względu na to, że okres letni jest czasem imprez plenerowych firma Polskie Karty Sp. z o.o. przygotowała krótki poradnik z przydatnymi wskazówkami, na przykład w jaki sposób prawidłowo przygotować projekt do druku identyfikatorów i na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu bazy danych do personalizacji.

Zacznijmy zatem od określenia ilości potrzebnych identyfikatorów – lepiej założyć zlecenie druku większej liczby kart niż martwić się ich późniejszym brakiem. Co więcej, w jednym zamówieniu może znaleźć się kilka wzorów, np. „Organizator”, „Media”, „Ochrona”, „Gość”, „Wolontariusz” i już na początku zaleca się zastanowić nad tym, ile sztuk będzie przypadać na każdy wzór.

Przed rozpoczęciem projektowania grafik zalecamy zapoznać się ze specyfikacją dostępną poniżej.

Następnym krokiem jest wybór materiału, na którym będą nadrukowane projekty. Identyfikatory mogą być wykonane na białym lub przezroczystym PVC, na które dopiero zostaną naniesione kolory z projektu. Identyfikator może być także wykonany na materiale ekologicznym, który rozkłada się się już po 3-4 latach.

W projekcie graficznym należy uwzględnić miejsce na dziurkę do smyczy – najlepiej min. 5 mm od krawędzi karty do krawędzi otworu. Dostępne są trzy rodzaje dziurek: okrągła, podłużna i euro. Każda z nich pasuje do karabińczyka smyczy.

Identyfikatory nie powinny być zbyt małe – w końcu mają być widoczne. Zaleca się zatem format nie mniejszy niż 86×54 mm (rozmiar karty kredytowej). Producent wykonuje oczywiście także inne formaty, jak np. 105×74 mm, 110×80 mm.

W celu wykonania personalizacji producent identyfikatorów musi otrzymać bazę w arkuszu kalkulacyjnym (plik .xls) z odpowiednio przygotowanymi danymi oraz dołączone pliki czcionek (w przypadku braku informacji o czcionce domyślą jest Arial).

Dane w arkuszu kalkulacyjnym powinny być umieszczone kolejno w kolumnach, np.:

• kolumna A: imię
• kolumna B: nazwisko
• kolumna C: organizacja
• kolumna D: numer
• kolumna E: imię+nazwisko.jpg

Baza powinna zawierać tyle kolumn ile pól z danymi znajduje się na identyfikatorze + ewentualnie kolumnę z liczbą porządkową.

W bazie nie powinno być pozycji, które mają nie być drukowane (np. z powodu niepełnych danych, braku zdjęcia itd.) – takie wpisy należy z bazy usunąć.

W przypadku personalizacji zdjęciem należy przygotować fotografie w rozdzielczości 300 dpi, wszystkie wykadrowane w ten sam sposób, o wymiarach proporcjonalnie pasujących do okienka w projekcie graficznym. Zdjęcia muszą być zapisane w jednym z formatów: .jpg, .bmp lub .tif i umieszczone w jednym folderze i spakowane razem z bazą danych.

Częstym błędem jest zapisywanie zdjęć w różnych formatach, np. 10 zdjęć .bmp, 12 zdjęć .jpg i 8 zdjęć .tif – karty będą drukowane po dostarczeniu zdjęć w jednym formacie. Każde zdjęcie musi mieć nazwę zgodną z nazwą umieszczoną w bazie danych. Częstym błędem są literówki i pomylone znaki narodowe w nazwie zdjęcia, np. Tadeuzs Kowalski, Michal Nowak, zwracać uwagę należy też na podwójne imiona czy nazwiska, np. w bazie Anna Maria Tracka a zdjęcie nazwane Anna Tracka.jpg.

Projektując identyfikatory należy pamiętać, że w trakcie procesu produkcyjnego dopuszczalne są 2-milimetrowe przesunięcia, a to znaczy, że projekt na karcie nie będzie idealnie wycentrowany, tak jak na powyższej wizualizacji. 

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości przy projektowaniu karty lub przygotowywaniu bazy do personalizacji Dział Obsługi Klienta firmy Polskie Karty chętnie służy pomocą.

Zapraszamy do kontaktu!